Het registreren van klanten is van groot belang voor je toekomstige marketingactiviteiten. Hoe meer je weet over je klant, hoe beter je in kunt spelen op de behoefte van die klant. Maar bij het registreren van klanten komt klantdata kijken. En waar klantdata is, is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Bij de introductie van de AVG in mei 2018 heeft het een tijdje heel veel aandacht gehad, maar dat is de laatste tijd een beetje verminderd. Maar de verordening is nog steeds van kracht en het blijft iets waar je je vingers als onderneming niet aan wil branden. Daarom delen we hier een paar handige tips, waardoor je in je dagelijkse werkzaamheden veilig omgaat met privacygevoelige data.
Tip 1: Bouw een controlemoment in voor je e-mails
Ken je dat? Dat je een e-mail stuurt met belangrijke informatie naar degene die die informatie eigenlijk helemaal niet mocht ontvangen. Een e-mail versturen naar de verkeerde ontvanger, dat is bijna iedereen wel eens overkomen. Wanneer je e-mails verstuurt, dan kan het zijn dat er privacygevoelige informatie in staat! Bouw daarom een controlemoment in bij het versturen van je e-mails om de inhoud én de geadresseerde(n) de nog eens te checken. Voorkomen is beter dan genezen.
Tip 2: Verstuur e-mailbijlages beveiligd
Stel: je wil door een derde partij (een verspreider) een mooie Direct Mail naar je klanten thuis laten sturen, dan heeft die verspreider klantdata nodig om die Direct Mail te kunnen versturen. Of iets anders: je wil je collega een overzicht sturen van alle deelnemende klanten aan een bepaalde actie, dan is het handig om dit bestand per mail te delen. Dit is gevoelige informatie die echt niet op straat mag komen te liggen. Om klantdata veilig per e-mail te versturen, dien je het bestand te beveiligen. Dat kan bijvoorbeeld door deze te voorzien van een wachtwoord. Controleer of het beveiligen gelukt is, en verstuur vervolgens het beveiligde bestand en het wachtwoord apart van elkaar naar die verspreider of je collega, bijvoorbeeld door het bestand per e-mail te sturen en het wachtwoord telefonisch door te geven.
Tip 3: Rapporten slim delen
Soms wil je een rapport delen met collega’s. Wil je een rapport uitdraaien via tritonX, dan kan je ervoor kiezen om het rapport te exporteren naar Excel via de compact export. In de compact export zitten geen persoonsgegevens. Daarnaast is het mogelijk om data op te slaan in persoonlijke (cloud) omgevingen. Zorg ervoor wel dat het beveiligde omgevingen zijn, en dat cloud-omgevingen binnen Europa gevestigd zijn, in verband met dezelfde regelgeving! En let er op dat gedeelde opslagomgevingen waar persoonsgegevens instaan altijd alleen toegankelijk zijn voor bevoegden.
Tip 4: Ga veilig om met inloggegevens
Inloggegevens zijn persoonlijk en dit moet je ook zo houden. En dan bij uitstek als het gaat om inloggegevens die toegang geven tot klantdata. Moet er toch een uitzondering gemaakt worden, omdat je met vakantie bent en je collega’s dringend iets nodig hebben? Deel dan jouw inloggegevens in gedeeltes. Verstuur je gebruikersnaam apart van je wachtwoord en het liefst ook via aparte kanalen. Stuur bijvoorbeeld je gebruikersnaam via de mail en je wachtwoord per SMS. Wijzig, zodra je collega’s gevonden hebben was ze moesten hebben, direct je wachtwoord weer, zodat ze weer alleen bekend zijn bij jou. Om dit te voorkomen kun je ervoor zorgen dat iedere collega eigen inloggegevens heeft.
Voor je klantenserviceafdeling geldt: deel telefonisch geen inloggegevens met de klant. Is de klant zijn inloggegevens vergeten? Leg dan eenvoudigweg uit hoe de klant zelf zijn of haar wachtwoord kan wijzigen.
Tip 5: Beperk de toegang tot klantdata
Geef externe partijen, zoals een willekeurig marketingbureau, niet zomaar toegang tot jouw klantdata. Zorg eerst voor een verwerkingsovereenkomst, zodat je zeker weet dat zij niet met jouw klantdata aan de haal gaan. En als ze dan toegang krijgen tot je klantenbestand, zorg er dan voor dat ze een eigen inlogaccount krijgen, zodat je jouw inloggegevens niet hoef te delen én je enigszins kunt monitoren hoe de gegevens worden gebruikt.
Tip 6: Vergrendel je computer
Als marketeer en gebruiker van tritonX werk je met persoonsgegevens. Zorg er daarom voor dat je jouw computer niet onbeheerd achterlaat zonder deze eerst te vergrendelen. Kies daarbij voor een goed wachtwoord en geen wachtwoord als ‘Welkom123’ of ‘12345678’. Een goed wachtwoord is lang, voelt willekeurig en bestaat uit hoofdletters, kleine letters, cijfers en speciale tekens.
Dataveiligheid als basis
In principe is het niet heel moeilijk om veilig met gevoelige data om te gaan, maar het vereist wel een mate van discipline. Het is aan jou om hier goede regels voor jezelf in aan te brengen, zodat de kans op misstappen zo klein mogelijk zijn. Draai het vooral ook om: zou jij willen dat er veilig omgegaan wordt met jouw persoonsgegevens? Natuurlijk!
Heb je een vraag over het veilig omgaan met klantdata? Neem contact op met support@tritonx.cloud voor meer informatie.
Comments are closed.