Die Registrierung von Kunden ist essenziell für künftige Marketingaktivitäten. Je mehr du über deine Kunden weißt, desto besser kannst du auf deren Bedürfnisse eingehen. Doch bei der Erfassung von Kundendaten gibt es einige Herausforderungen: Kundendaten fallen unter die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Seit ihrer Einführung im Mai 2018 hat sie eine Zeit lang viel Aufmerksamkeit erhalten – doch sie ist weiterhin in Kraft, und Verstöße können erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen. Um dir den sicheren Umgang mit sensiblen Daten im Alltag zu erleichtern, haben wir hier einige hilfreiche Tipps zusammengestellt.
Tipp 1: Kontrolliere deine E-Mails vor dem Versenden
Kennst du das? Du verschickst eine E-Mail mit sensiblen Informationen, aber leider an die falsche Person. Das passiert schnell – doch gerade wenn diese Informationen personenbezogene Daten enthalten, ist Vorsicht geboten. Baue vor dem Versenden einen Kontrollmoment ein, um die Empfängeradressen und den Inhalt zu prüfen. So kannst du peinliche und möglicherweise teure Fehler vermeiden.
Tipp 2: Sende E-Mail-Anhänge sicher
Manchmal müssen Kundendaten an Dritte weitergeleitet werden, etwa an Dienstleister, die eine Direct Mail verschicken, oder an Kollegen, die eine Aktionsliste benötigen. Solche sensiblen Daten dürfen niemals ungeschützt weitergegeben werden. Verschlüssele die Datei, z. B. durch ein Passwort. Sende die Datei und das Passwort getrennt, z. B. das Passwort telefonisch und die Datei per E-Mail. Überprüfe, ob die Verschlüsselung korrekt angewendet wurde, bevor du die Daten weiterleitest.
Tipp 3: Berichte und Daten intelligent teilen
Wenn du Berichte über tritonX exportieren möchtest, kannst du die Funktion Compact Export nutzen, um Daten ohne personenbezogene Informationen zu extrahieren. Speichere Daten in sicheren, persönlichen Cloud-Umgebungen, die DSGVO-konform sind, also in Europa gehostet werden. Achte darauf, dass geteilte Speicherorte mit personenbezogenen Daten nur für autorisierte Personen zugänglich sind.
Tipp 4: Gehe sicher mit deinen Zugangsdaten um
Zugangsdaten sind persönlich und sollten auch so behandelt werden. Das gilt insbesondere für Accounts, die Zugriff auf Kundendaten gewähren.Musst du ausnahmsweise Daten mit Kollegen teilen? Übermittle Benutzernamen und Passwort getrennt über verschiedene Kanäle, z. B. Benutzername per E-Mail und Passwort per SMS. Ändere dein Passwort sofort nach der Nutzung durch andere. Vermeide solche Situationen, indem du jedem Kollegen individuelle Zugangsdaten zuweist.
Für den Kundenservice gilt: Teile niemals Zugangsdaten telefonisch mit Kunden. Falls ein Kunde seine Login-Daten vergessen hat, erkläre ihm stattdessen, wie er sein Passwort selbst zurücksetzen kann.
Tipp 5: Begrenze den Zugriff auf Kundendaten
Gib externen Partnern, z. B. Marketingagenturen, niemals unüberlegt Zugang zu deinem Kundenbestand. Schließe zunächst eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ab, um sicherzustellen, dass sie die Daten nicht missbrauchen. Wenn sie Zugriff erhalten, richte für sie ein separates Login-Konto ein, anstatt deine eigenen Zugangsdaten zu teilen. So kannst du auch besser nachvollziehen, wie die Daten genutzt werden.
Tipp 6: Sperre deinen Computer
Wenn du mit personenbezogenen Daten arbeitest, darfst du deinen Computer nie unbeaufsichtigt lassen, ohne ihn vorher zu sperren. Wähle ein sicheres Passwort, z. B. eines, das aus einer Mischung von Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen besteht. Vermeide einfache Passwörter wie „12345678“ oder „Willkommen123“. Ein sicheres Passwort ist lang und wirkt zufällig.
Datensicherheit als Basis
Sicherer Umgang mit sensiblen Daten ist keine Raketenwissenschaft, erfordert jedoch Disziplin. Es liegt an dir, klare Regeln für dich selbst und dein Team aufzustellen, um Risiken zu minimieren. Betrachte es aus der Perspektive deiner Kunden: Würdest du nicht auch erwarten, dass mit deinen persönlichen Daten sicher umgegangen wird?
Hast du Fragen zum sicheren Umgang mit Kundendaten? Kontaktiere uns unter support@tritonx.cloud – wir helfen dir gerne weiter!
Comments are closed.